Especialista en Soporte en Eventos y Marketing

Reporta a: Director de Marketing y Eventos
Colabora estrechamente con: Coordinador de Soporte Empresarial, equipo ejecutivo, socios proveedores y socios de hostelería durante eventos
Tipo: A tiempo completo (40 horas semanales, con horas adicionales durante las semanas de eventos, incluyendo tardes y fines de semana)

Ubicación: Golden, Colorado (híbrido - trabajo presencial obligatorio para todos los eventos)

Clasificación: A tiempo completo, no exento

Resumen del puesto

El Especialista en Soporte de Eventos y Marketing mantiene nuestros eventos en funcionamiento y nuestras comunicaciones de marketing en movimiento. Este es un puesto práctico y centrado en la ejecución, diseñado para quitar las numerosas tareas detalladas que implican producir grandes eventos y comunicaciones consistentes con los miembros del Director de Marketing y Eventos, para que el Director pueda centrarse en la estrategia, el contenido y el trabajo global de construir experiencias que los miembros y proveedores recuerden.

El centro de gravedad del puesto son los eventos. Los dos principales eventos anuales para socios y proveedores, junto con el calendario continuo de formaciones para miembros, exposiciones de proveedores y reuniones del sector en nuestro Experience Center en Golden, son donde este puesto aporta más valor. Eso significa encargarse de la planificación de alimentos y bebidas, las reservas de hoteles y logística, la instalación y ejecución in situ, la gestión de planes de proyectos y las cientos de pequeñas tareas que separan un evento bien gestionado de uno difícil.

Junto a los eventos, el puesto apoya nuestra ejecución de marketing: crear y programar boletines, publicar en redes sociales durante y alrededor de eventos, mantener el portal para miembros y ayudar a mantener el calendario de marketing en marcha. Este es trabajo de ejecución que apoya la estrategia del Director, no la propiedad independiente de la marca o del contenido.

Este puesto está pensado para alguien que realmente disfruta del trabajo: marcar casillas, cumplir con cada compromiso, captar detalles que otros pasan por alto y sentirse orgulloso de un evento bien ejecutado o una comunicación pulida. Alguien que se sienta cómodo haciendo recados durante las semanas del evento, preparando la comida, manteniendo el café fluyendo y manteniéndose en pie durante largos días de evento — y que también se sienta cómodo sentándose a corregir un boletín para asegurarse de que cada línea esté bien. Este es un puesto real y valioso, y merece a alguien que lo trate así.

Cultura: Trabajo en equipo y liderazgo de servicio

Nuestra empresa es una organización centrada en el equipo, y este puesto es una de las expresiones más claras de esa cultura. Por diseño, este puesto existe para apoyar—para hacer que el Director de Marketing y Eventos sea más eficaz, para que nuestros eventos sean atractivos para miembros y proveedores, y para asegurar que las comunicaciones que salen reflejen los estándares de la organización. Esa orientación hacia el servicio no es incidental al puesto; es el rol.

Se espera que el Especialista en Soporte de Eventos y Marketing sea un ejemplo de trabajo en equipo y liderazgo de servicio en todas las direcciones — con el Director de Marketing y Eventos, con los Coordinadores de Soporte Empresarial, con el equipo en general y con los miembros, proveedores y socios de hostelería que interactúan con nuestra empresa durante los eventos y a través de sus comunicaciones. Eso significa cumplir con compromisos sin excepción, comunicarse con claridad, pedir ayuda cuando sea necesario, compartir créditos generosamente y tratar cada tarea — incluso las pequeñas — como algo que merezca la pena hacer.

El liderazgo de servicio a este nivel no es blando. Los eventos no esperan. Los boletines tienen plazos. Los restaurantes deben ser llamados a tiempo. Los bloques hoteleros no se mantienen solos. El café se acaba cuando nadie lo repone. Las comunicaciones que salen con errores tipográficos socavan nuestra marca. Este puesto mantiene la línea en los detalles que hacen que todo funcione, con el seguimiento constante que gana la confianza del equipo con el tiempo.

Responsabilidades clave

Planificación y ejecución de alimentos y bebidas en eventos

Planificar la comida y bebida del evento. Investigar ubicaciones y menús, hacer pedidos, gestionar reservas de restaurantes y comunicarse con los locales y los servicios de catering. Verificar alergias alimentarias y restricciones dietéticas de los asistentes, y asegurarse de que el lugar esté preparado. Encargarse de la semana de ejecución: ir al supermercado, preparar la comida, recoger pedidos, preparar café especial, mantener las estaciones de comida y bebida abastecidas, y organizar la instalación y limpieza de la happy hour.

Gestiona la logística del evento: bloques de hoteles, entradas para eventos, servicios de lanzadera, alquiler de tiendas y sillas, y cualquier otra logística física necesaria. Haz seguimiento de los plazos, confirma las reservas y haz seguimiento para asegurarte de que cada pieza esté asegurada antes de que comience el evento. Investiga y ejecuta la logística local del evento en nuestro Experience Center, incluyendo la búsqueda de proveedores y la coordinación de entregas.

Registro de eventos y comunicaciones con los asistentes

Crea y gestiona los caminos de registro de eventos en Swoogo: formularios de inscripción, correos de confirmación, seguimiento de asistentes y configuración de la página del evento. Redacta y envía comunicaciones previas al evento, incluyendo invitaciones, confirmaciones de asistencia, correos electrónicos de "Saber antes de ir" y seguimientos posteriores al evento. Responsabiliza el proceso de encuestas: distribución, seguimiento de respuestas incompletas, organización de resultados para el Director y paso de leads de encuestas al equipo de ventas.

Soporte en eventos in situ

Estar presente físicamente en todos los eventos para celebrar la ejecución el día de la ejecución. Instala estaciones de comida y bebida, supervisa los espacios para la limpieza, repone según sea necesario, mantén fluyendo las estaciones de café y bebidas, apoya la recepción y la preparación de la hora feliz, coordina la fotografía del evento y encárgate de los recados que surjan durante un evento en directo. Sé la persona a la que el Director pueda encargarse durante el evento y saber que se cumplirá.

Gestión de Planes de Proyecto y Listas de Verificación de Eventos

Mantén y dirige los planes de proyecto y las listas de verificación de eventos que mantienen cada evento en el buen camino. Hazte responsable del seguimiento de cada tarea, fecha límite y compromiso en cada evento en Monday.com. Marca los problemas con antelación. Asegúrate de que no se pierda nada.

Creación y ejecución del boletín

Construye, revise y programe boletines semanales y ad hoc usando Pardot y el generador de correo electrónico Beefree. Busque y recomiende contenido para boletines, incluyendo noticias para miembros, destacados de proveedores y actualizaciones del sector. Revise y pula cada línea de asunto, diseño y contenido antes de la distribución.

Apoyo en redes sociales

Crea y programa contenido para redes sociales en diferentes plataformas — gráficos, textos y publicaciones en vídeo — bajo la dirección del Director de Marketing y Eventos. Mantén el calendario de redes sociales. Publica contenido oportuno sobre eventos, actividades para miembros, destacados de proveedores y actualizaciones organizativas. Supervisa la interacción y señala tendencias u oportunidades al Director.

Mantenimiento del Portal de Miembros

Actualizar y mantener el portal de miembros de ProSource — logotipos de proveedores, recursos para miembros, artículos, información de eventos. Asegúrese de que el contenido del portal esté actualizado, esté organizado en las carpetas y categorías adecuadas. Solucione problemas menores del portal y escale los problemas técnicos según sea necesario.

Apoyo general de marketing y comunicaciones

Mantener el calendario de marketing en Monday.com con las próximas fechas límite, eventos y calendarios de contenido. Gestionar las comunicaciones por correo electrónico y los seguimientos relacionados con la planificación de eventos, la ejecución de marketing y las relaciones entre proveedores y asistentes. Ayudar con proyectos adicionales de marketing y eventos según se asigne. Encargarse de recados, seguimientos y tareas puntuales según sea necesario.

Normas y conducta

Representa a nuestra empresa como queremos estar representados en cada interacción, recinto, proveedor, asistente y compañero: profesional, receptivo, detallista y genuinamente comprometido con que el trabajo funcione bien. Aporta un alto nivel de cuidado a cada comunicación saliente—boletines, correos electrónicos, publicaciones sociales, actualizaciones en portales—con la disciplina de corrección de textos que garantiza que todos los materiales reflejen la profesionalidad de la organización. Entiende el propósito de cada tarea para poder detectar problemas, pensar con antelación y hacer mejores recomendaciones. Compone tus propias comunicaciones profesionales con tu propia voz.

Cualificaciones

Entre uno y tres años de experiencia en eventos, marketing, comunicación, hostelería o un campo relacionado con detalles. Habilidades organizativas excepcionales y seguimiento — el tipo de persona que nunca deja escapar una tarea y se enorgullece de una lista de comprobación bien gestionada. Sólidas habilidades de comunicación escrita con excelente ortografía, gramática y corrección. Se prefiere experiencia con plataformas de email marketing (Pardot o similares), junto con disposición a aprender herramientas como Swoogo, Monday.com, Optimizely, Formstack y Beefree. Experiencia creando y programando contenido para redes sociales en diferentes plataformas. Comodidad con las realidades físicas del soporte en eventos: de pie durante eventos, haciendo recados, compras al supermercado, montaje de comida y días largos de eventos. Dominio de Microsoft Office y comodidad aprendiendo rápidamente nuevo software. Una mentalidad genuina de orientación al servicio y trabajo en equipo — alguien que encuentra satisfacción apoyando al equipo y haciendo que eventos y comunicaciones funcionen bien. Discreción y profesionalidad con información confidencial, comunicaciones ejecutivas y relaciones con proveedores y miembros. Las habilidades básicas de diseño gráfico (Canva, Adobe Creative Suite o similares) son un plus. Familiarizarse con la electrónica de consumo, la integración personalizada o la industria audiovisual es un punto a favor. Disposición para trabajar horarios flexibles en eventos ProSource, incluyendo tardes y fines de semana cuando se celebran eventos.

Cómo se ve el éxito

Primeros meses: Eventos que se desarrollan sin problemas porque los detalles están gestionados. Boletines que se envían según lo previsto, pulidos y sin errores. Publicaciones en redes sociales que aparecen cuando deben y reflejan nuestra marca. El Director de Marketing y Eventos describe este rol como la liberación de capacidad estratégica que antes consumía la ejecución de tareas. Locales, caterings y socios de hostelería describen este puesto como fácil de tratar y fiable.

Con el tiempo: Una reputación en todo el equipo como la persona que hace que los eventos y las comunicaciones sucedan. Responsabilidad continua, ya que el Director confía en este rol una mayor autonomía sobre los flujos de trabajo específicos. El tipo de presencia constante y fiable que se vuelve indispensable para cómo gestionamos nuestros eventos y hablamos con sus miembros